為何影響影印機掃描文件到郵箱?
為何影響影印機掃描文件到郵箱?
深入解析 SMTP 協定如何影響影印機掃描至郵箱功能，探討如網路供應商停止免費 SMTP 服務而造成的掃描失敗原因，並提供檢查與解決方法，協助您恢復「掃描至電郵」效能。
SMTP（簡易郵件傳輸通訊協定）是用來 傳送電子郵件 的標準網路協定。它就像是數位世界的郵差，負責把你寫好的信件（電子郵件）從一台設備送到另一台郵件伺服器，再轉交給收件人
SMTP 的基本功能
– 傳送電子郵件 ：從寄件人設備（如影印機、電腦）送到郵件伺服器。
– 中繼郵件 ：如果收件人不在同一網域，SMTP會透過多個伺服器中繼郵件直到送達。
– 使用 TCP 連線 ：確保資料穩定傳輸。
一般商業用途多功能影印機通常內建「掃描到電郵」或「Scan to Email」功能，讓使用者將紙本文件掃描後直接寄到指定郵箱。使用此功能前必須完成三大前置條件：
1. 網路連線與 DNS 設定：
印表機必須連上公司網路並能上網。管理者需知道企業的 DNS 尾碼（如 company.com），這樣印表機才能正確解析郵件伺服器名稱。
2. SMTP 伺服器及連接埠：
必須填入正確的 SMTP 伺服器地址，例如 smtp.ISP.net 或 smtp.mycompany.com，並指定適當的埠號（25、587 或 465）與加密方式。如果不確定伺服器或埠號，需要向郵件服務供應商或 IT 部門查詢。
3. 驗證資訊與傳送限制：
某些伺服器要求輸入帳戶名稱與密碼，甚至採用 OAuth 或應用程式密碼。未遵守供應商的傳送限制可能導致帳戶被暫時鎖定。
如果這些設定有誤，或供應商改變政策，掃描功能便會失效。2025 年 9 月起，有商業客戶反映「掃描至電郵」出現異常，調查後發現，最近「有某間大型網絡供應商已停止提供免費 SMTP 服務」。這狀態會導致印表機雖然仍連線，但無法透過舊的免費 SMTP 伺服器傳送郵件，因此掃描不會送達收件人。
此外，大型雲端郵件服務也逐步收緊安全政策。Google Workspace 管理員文件提到，印表機寄送郵件通常有三種方式：使用 SMTP 轉發服務、使用標準 smtp.gmail.com 伺服器、或是使用受限制的 Gmail 伺服器。其中 SMTP 轉發服務以 IP 位址驗證並支援 TLS 加密，是推薦方式；若使用標準 Gmail 伺服器，每天傳送數量上限為 2,000 封，並需在影印機內輸入使用者名稱與應用程式密碼。供應商的任何變動（例如停止基本驗證）都會導致掃描至電郵功能失效。
以下步驟可幫助您確認問題出在哪裡，並逐步排除故障：
1 檢查影印機網路連線
• 在機器的控制面板查詢 IP 位址，使用瀏覽器輸入該 IP 進入管理介面，確認頁面能正常載入。在配置 SMTP 前必須確保印表機已連上網際網路。
2 確認 SMTP 伺服器與埠號
• 查詢公司或網路服務供應商Internet Service Provider ISP 提供的 SMTP 伺服器名稱與對應埠號。常用埠為 25 （無加密）、587 （TLS）與 465 （SSL）。把資訊輸入影印機的「電子郵件」設定欄，並啟用所需的加密協定。
3 檢查驗證與服務狀態
• 確認是否需要帳戶驗證；如果有需要，可以用專用應用程式密碼替代一般密碼。IT管理者在設定「掃描至郵箱」時應事先取得 SMTP 伺服器名稱、埠號與驗證需求。
• 留意服務商的傳送限制，以免帳號被停權。
4 利用 Telnet 或線上工具測試
• Microsoft 教學建議用 Telnet 連線到 SMTP 伺服器（如 telnet smtp.example.com 587），輸入 EHLO、MAIL FROM 等指令檢查伺服器回應。回應碼以 2.x.x 開頭代表成功，5.x.x 則表示永久錯誤。
• 若無法使用 Telnet，可利用如 Microsoft Remote Connectivity Analyzer 等線上工具來測試連線情況。
5 使用影印機內建測試功能
• 大多數設備提供「測試 SMTP 連線」按鈕。舉例，進入設定介面的「電子郵件」區域，輸入 SMTP 設定後點擊「儲存」並執行連線測試。錯誤訊息可協助判斷是驗證失敗、連線逾時或伺服器拒絕。
6 聯絡 ISP 或 IT 部門
• 如果以上檢查後仍無法發信，很可能是 ISP 已停用免費 SMTP 服務。我們建議立即聯絡網路供應商確認服務狀態並安排付費或替代方案。
若確認 SMTP 服務已終止或不相容，您可以採取以下行動來恢復掃描至電郵功能：
1. 改用付費或第三方 SMTP
2. 聯絡 ISP 開通付費 SMTP 服務，或選擇其他郵件供應商（Google Workspace、Microsoft 365 等）作為掃描寄信伺服器。Google 建議使用 SMTP 轉發服務，支援 TLS 加密並可每天轉發最多 10,000 個收件人。
3. 架設中繼 SMTP 伺服器
4. 公司內部可搭建 Postfix、Exim 等郵件伺服器作為中繼，讓影印機發信至中繼再代為轉發。這適用於舊機型不支援 TLS 或 OAuth 驗證的情況。
5. 使用應用程式密碼或 OAuth
6. 若使用 Gmail 或 Microsoft 帳戶，需開啟兩步驟驗證並建立應用程式密碼；未來服務商將完全停用基本驗證。使用 OAuth 協定可提升安全性。
7. 改用掃描至檔案或雲端
8. 如果電子郵件傳送不可行，可考慮「掃描至網路資料夾」或「掃描至 USB」等功能。指南亦建議依需要將掃描檔案儲存於本地網路或雲端儲存服務，避開 SMTP 限制。
9. 升級設備或尋求廠商協助
10. 舊型影印機可能不支援新的安全要求（例如 TLS 1.2 或 OAuth）；聯絡供應商進行韌體更新或選擇支援現代協定的新機種。作為影印機租賃服務商，我們也提供雲端電郵服務與 IT 管理解決方案，協助客戶符合最新安全標準。
SMTP 是影印機掃描至郵箱功能的核心，從通訊協定到伺服器設定都會影響掃描是否成功。一旦有供應商終止免費 SMTP 服務，將令許多公司的掃描功能突然失效。透過上述檢查步驟與解決方案，企業可以快速找出問題來源，並採取相應措施，包括更換 SMTP 服務、使用中繼伺服器、改用雲端儲存或升級設備。若您在設定或故障排除時需要協助，歡迎聯絡 Sharp Business HK 的IT團隊，我們將為您提供專業的影印機租賃及 IT 外判服務。
